A falta de um controle de estoque de medicamentos coloca em risco o fluxo de caixa de farmácias e drogarias, e manter esse controle adequado evita perda de produtos e de lucratividade. O principal motivo de medicamentos irem ao lixo, por exemplo, é a armazenagem incorreta e a data de vencimento expirada. Isso significa que medicamentos entraram e saíram dos locais de armazenamento sem que a gestão de estoque fosse realizada.
Uma das principais dicas para farmácias e drogarias no controle de estoque é ter um POP (Procedimento Operacional Padrão). É ele que garante que todos os seus funcionários vão realizar uma tarefa da mesma forma. Seguir um procedimento padrão garante que as atividades alcancem um resultado positivo ao seu negócio. É por isso, inclusive, que a prestação de POPs junto ao Manual de Boas Práticas Farmacêuticas é obrigatória na hora de solicitar a Autorização de Funcionamento de Empresa da Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária).
“Na hora de gerenciar o estoque de medicamentos o primeiro ponto a ter completa atenção é a entrada de mercadorias. É preciso conferir toda a mercadoria no ato do recebimento, conferir as notas fiscais e se tudo chegou conforme o combinado. O empresário só deve assinar o recebimento quando tudo estiver resolvido e o medicamento só pode ser estocado quando for oficialmente recebido. Isso pode ser feito com um bom sistema de farmácia que ofereça essa funcionalidade”, explica o diretor de marketing da MyPharma, startup especializada que auxilia farmácias nas vendas pelo e-commerce com ferramentas especializadas para lojas virtuais, Carlos Soccol.
O inventário periódico de medicamentos também é muito importante e é a única forma de controlar o estoque de remédios e demais produtos. A dica é selecionar um atendente ou balconista de farmácia que faça um inventário completo a cada 15 ou 30 dias para evitar a perda de produtos ou a lucratividade. Além disso, é necessário controlar as datas de validade e os lotes dos medicamentos. “No ato da entrega e no inventário, é preciso conferir os lotes e os vencimentos dos medicamentos. Não venda medicamentos vencidos ou com vencimentos próximos que não permitam que o tratamento seja finalizado. Essa prática é ilegal e configura crime conforme o Código de Defesa do Consumidor (CDC)”, alerta.
Também é necessário verificar e listar os medicamentos com maior e menor volume de vendas. “Sabendo isso, é possível ter mais controle do seu estoque. O empresário evita comprar uma quantidade grande de medicamentos com baixa rotatividade e evita ficar sem estoque daqueles com alto giro Se o cliente tiver de ir a outra farmácia por não ter o medicamento que ele precisa na sua empresa, perde-se a chance de fidelizar um cliente”, aconselha.
O importante é que as drogarias apliquem todas essas “regras” aos demais produtos, como de higiene pessoal, perfumaria, cosméticos, entre outros.
Investimento em tecnologia
A principal dica para sucesso de um controle de estoque é usar um bom sistema para a farmácia. Com um sistema integrado de gestão, é possível otimizar os processos e torná-los mais rápidos e eficientes. “Para poder acelerar os procedimentos sem perder a qualidade, você precisa investir em um software capaz de realizar diversos cálculos e transmiti-los, automaticamente, a outros setores da farmácia. Um bom sistema para farmácia conta com sistema de consulta de vendas e operação de caixa; principais relatórios de vendas, receitas, infográficos, custos e estoque; gráficos de atendimentos baseados em memória de vendas de acordo com cadastros de clientes; relação de contas a pagar, entre outros benefícios”, afirma o diretor de marketing da MyPharma, Carlos Henrique Soccol.
Com a tecnologia, também é possível integrar o estoque da loja física com uma loja online. Na hora de escolher um sistema, foque nos que permitem essa integração. “Contamos com uma base completa com mais de 40 mil itens já cadastrados e prontos para a venda, uma loja virtual responsiva (que se adapta a telas de dispositivos móveis) e 100% customizável, configurações de entrega e retirada do balcão, gestão de catálogo e relatórios completos”, reforça.
